Những điểm chính
- Mất dữ liệu email thường ẩn náu trong các nội dung phức tạp: Thông tin nhạy cảm có thể nằm trong các tệp đính kèm, hình ảnh, các tệp lưu trữ lồng nhau, siêu dữ liệu hoặc văn bản ẩn.
- Proactive DLP can thiệp trước khi phân phối: Nội dung được kiểm tra và phân loại ngay tại thời điểm truyền tải, chứ không phải sau khi đã được tiếp cận.
- Việc thực thi có thể được thực hiện một cách phù hợp: Các yếu tố nhạy cảm có thể được che đi, thay thế, mã hóa băm, gắn dấu nước hoặc chặn lại, trong khi các tin nhắn hợp pháp vẫn được truyền đi bình thường.
- DLP được tích hợp sẵn trong MetaDefender Email Gateway Security: Quá trình kiểm tra và thực thi chính sách diễn ra trên cùng một cổng SMTP/MX.
Email là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh, đồng thời cũng là nơi dữ liệu nhạy cảm có thể bị rò rỉ trước khi đội ngũ an ninh kịp can thiệp. Hàng ngày, các hợp đồng, hồ sơ tài chính, thông tin đăng nhập, thông tin y tế, mã nguồn và tài sản trí tuệ đều được truyền tải qua nội dung thư và tệp đính kèm. Phần lớn các giao dịch này đều hợp pháp. Rò rỉ dữ liệu xảy ra khi nội dung nhạy cảm đến tay người nhận sai do lỗi con người, tài khoản bị xâm nhập, quy trình xử lý lỏng lẻo hoặc hành vi rò rỉ có chủ đích. Một khi tin nhắn đã được gửi đi, dữ liệu đó thuộc về người nhận.
Giải pháp phòng ngừa mất dữ liệu (DLP) chủ động dành cho email sẽ kiểm tra các thư và tệp đính kèm ngay tại thời điểm truyền tải, phân loại nội dung nhạy cảm dựa trên ngữ cảnh và áp dụng các biện pháp theo chính sách như che giấu thông tin, tạo mã băm hoặc chặn trước khi email được gửi đi.
Đối với các cơ quan chính phủ, quốc phòng và các tổ chức khác thuộc lĩnh vực được quản lý chặt chẽ hoặc có cơ sở hạ tầng quan trọng, ba tính năng của Chương trình Bảo vệ Dữ liệu ( Proactive DLP ) trong MetaDefender™ Email Gateway Security có vai trò quan trọng nhất.
- Các chính sách sẽ quét các ký hiệu phân loại và nội dung nhạy cảm trong tiêu đề, phần nội dung chính và các tệp đính kèm được hỗ trợ; do đó, một ký hiệu trong tiêu đề sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng không kém gì một con số trong bảng tính.
- Việc triển khai tại chỗ giúp giữ nội dung nhạy cảm trong chính cơ sở hạ tầng của tổ chức.
- DLP hoạt động trên cùng một cổng SMTP/MX với Công nghệ Deep CDR™ và Metascan™ Multiscanning, do đó các biện pháp kiểm soát dữ liệu nhạy cảm và phòng chống phần mềm độc hại cùng chia sẻ một đường dẫn kiểm tra.
Báo cáo của IBM về Báo cáo về Chi phí Vi phạm Dữ liệu năm 2026 cho biết chi phí trung bình toàn cầu của một vụ rò rỉ dữ liệu là 4,99 triệu USD, tăng 12% so với cùng kỳ năm trước, trong đó chi phí phát hiện, xử lý sự cố và mất doanh thu là những yếu tố chính dẫn đến sự gia tăng này. Báo cáo này đánh giá các vụ rò rỉ dữ liệu trên mọi kênh, bao gồm cả email, và con số này cho thấy những hậu quả nghiêm trọng khi thông tin nhạy cảm thoát khỏi các biện pháp kiểm soát đã được thiết lập: điều tra và ngăn chặn, sự giám sát của cơ quan quản lý, gián đoạn hoạt động và mất niềm tin.
Tại sao việc kiểm soát tình trạng mất dữ liệu email lại khó khăn?
Việc mất dữ liệu email hiếm khi chỉ giới hạn ở nội dung văn bản rõ ràng của thư. Thông tin nhạy cảm có thể nằm trong một trang tính, tệp PDF đã quét, đối tượng nhúng, hình ảnh, tệp lưu trữ lồng nhau, vùng hình ảnh đã cắt hoặc siêu dữ liệu của tài liệu. Thông tin này cũng có thể được che giấu bằng văn bản màu trắng, phông chữ cực nhỏ hoặc các định dạng khác khiến việc kiểm tra bằng mắt thường trở nên bất khả thi.
Việc kiểm tra thông thường thường chỉ dừng lại ở các mẫu tĩnh, văn bản hiển thị và một số định dạng được hỗ trợ hạn chế, khiến các tệp lưu trữ lồng nhau, các vùng hình ảnh bị cắt xén và văn bản bị che khuất nằm ngoài phạm vi kiểm tra.
Khi một chính sách được kích hoạt, các biện pháp kiểm soát truyền thống cũng có thể buộc phải đưa ra một quyết định cứng nhắc: chặn toàn bộ tin nhắn hoặc cho phép nó tiếp tục. Việc chặn tin nhắn giúp ngăn ngừa rủi ro lộ thông tin, nhưng việc áp dụng một cách bừa bãi lại gây ra những trở ngại trong hoạt động. Các giao dịch hợp pháp bị đình trệ, người dùng tìm cách lách luật, và các đội ngũ bảo mật phải đối mặt với nhiều trường hợp ngoại lệ hơn cũng như phải thực hiện thêm các cuộc kiểm tra thủ công.
Do đó, yêu cầu này rộng hơn so với việc chỉ phát hiện số thẻ tín dụng hay mã định danh quốc gia. Một giải pháp DLP qua email hiệu quả phải xác định được dữ liệu nhạy cảm trong các nội dung phức tạp, đánh giá dữ liệu đó trong bối cảnh cụ thể và thực thi chính sách trước khi tin nhắn vượt qua ranh giới tin cậy, mà không biến mọi giao dịch tệp tin hợp pháp thành một trường hợp cần hỗ trợ.
“Chủ động” có ý nghĩa như thế nào đối với việc phòng ngừa mất dữ liệu
Proactive DLP chuyển quyền kiểm soát sang thời điểm chuyển giao. Thay vì phát hiện rủi ro rò rỉ thông tin sau khi đã gửi đi, hệ thống sẽ kiểm tra nội dung trong khi email vẫn còn nằm trong phạm vi áp dụng chính sách. Mục tiêu là can thiệp: phát hiện và phân loại thông tin nhạy cảm, đánh giá thông tin đó trong bối cảnh cụ thể, và áp dụng biện pháp thích hợp trước khi tin nhắn đến được đích không được phép.
Việc thực thi có thể được điều chỉnh sao cho tương xứng với mức độ rủi ro. Một số nội dung phải bị chặn, nhưng trong các trường hợp khác, phần nhạy cảm có thể được che đi, thay thế, ẩn danh, mã hóa băm, gắn dấu nước hoặc loại bỏ khỏi siêu dữ liệu, trong khi phần còn lại của tệp vẫn tiếp tục đi qua quy trình làm việc đã được phê duyệt. Điều này rất quan trọng vì các biện pháp phòng ngừa cần phải bảo vệ dữ liệu mà không làm gián đoạn không cần thiết các quy trình kinh doanh liên quan.
Cách trang web OPSWAT Proactive DLP nhìn thấu bản chất bên trong
OPSWAT Proactive DLP™ kết hợp nhiều phương pháp kiểm tra nội dung vì dữ liệu nhạy cảm không xuất hiện dưới một hình thức duy nhất có thể dự đoán được. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhận dạng thực thể được đặt tên (NER), xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), các mẫu có thể cấu hình và từ khóa phối hợp với nhau để xác định thông tin nhận dạng cá nhân (PII), thông tin y tế cá nhân (PHI), dữ liệu thanh toán, thông tin đăng nhập, thông tin bí mật trên đám mây, tài liệu được quy định và các loại dữ liệu cụ thể của tổ chức. Các mô hình được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) mở rộng khả năng phát hiện sang nội dung không có hình thức cố định, chẳng hạn như một mã định danh có định dạng thay đổi hoặc thông tin đăng nhập được nhúng trong văn bản thông thường. Việc xác thực dựa trên ngữ cảnh có thể nâng cao độ chính xác, ví dụ như bằng cách xác thực cấu trúc thẻ thanh toán hoặc phân biệt một định danh nhạy cảm với một con số ngẫu nhiên.
Quá trình kiểm tra được thực hiện theo cách đệ quy trên hơn 125 loại tệp, bao gồm cả các tệp lưu trữ lồng nhau, các lớp nhúng, tệp PDF không thể tìm kiếm, hình ảnh và các vùng hình ảnh đã được cắt xén. Độ sâu này rất quan trọng vì nội dung dường như đã bị xóa hoặc ẩn đi vẫn có thể còn tồn tại bên trong tệp và bất kỳ ai biết nơi cần tìm đều có thể truy cập được.
Văn bản ẩn là một ví dụ. Văn bản màu trắng trên nền trắng, phông chữ cực nhỏ hoặc các trường ẩn có thể bị người kiểm duyệt bỏ qua, trong khi vẫn tồn tại và có thể được máy đọc được. Như đã phân tích trong OPSWATbài viết trên blog về phát hiện văn bản ẩn, những kỹ thuật này có thể tạo ra lỗ hổng trong quá trình kiểm tra vật liệu. Việc đọc nội dung ẩn, bao gồm cả những phần không bao giờ hiển thị trên màn hình, sẽ giúp khắc phục lỗ hổng này.
Khi dữ liệu nhạy cảm được xác định, chính sách sẽ quyết định biện pháp ứng phó. Tùy thuộc vào loại tệp và cấu hình, tính năng “ Proactive DLP ” có thể chặn, che giấu, thay thế, mã hóa băm, thêm dấu nước, xóa siêu dữ liệu hoặc ẩn danh hóa nội dung. Cách tiếp cận này chính xác hơn so với việc coi mọi trường hợp phát hiện đều là sự kiện cách ly tự động. Một tài liệu chứa mã định danh bị lộ có thể được xử lý và cho phép lưu hành, trong khi một tệp chứa thông tin đăng nhập trái phép hoặc thuộc loại dữ liệu bị cấm có thể bị chặn.
Proactive DLP còn tạo ra bằng chứng liên quan đến từng quyết định. Các điểm đánh giá mức độ tin cậy và bản ghi phân loại có thể được nhúng dưới dạng siêu dữ liệu cho các quy trình làm việc SIEM, quản lý tài liệu và tự động hóa ở các giai đoạn tiếp theo, giúp các nhóm theo dõi được những gì đã được phát hiện, cách thức phân loại và hành động nào đã được áp dụng. Các biện pháp kiểm soát chuyên biệt mở rộng phạm vi ứng dụng của mô hình hơn nữa, bao gồm việc ẩn danh thông tin y tế được bảo vệ trong các hình ảnh y tế DICOM và băm mật mã các mã định danh cho các quy trình phân tích có kiểm soát hoặc chia sẻ dữ liệu.
MetaDefender Email Gateway Security áp dụng công nghệ DLP cho email như thế nào?
MetaDefender Email Gateway Security tích hợp các biện pháp kiểm soát này vào quy trình xử lý email đến và đi. Được triển khai ở lớp SMTP/MX, giải pháp này kiểm tra các tin nhắn và tệp đính kèm trước khi gửi đi, đồng thời tổ chức vẫn có thể thực thi chính sách thay vì phải phụ thuộc vào các biện pháp khắc phục sau khi sự cố xảy ra.
Trong khuôn khổ MetaDefender Email Gateway Security , Proactive DLP giải quyết khía cạnh dữ liệu nhạy cảm của rủi ro email ở cấp độ tin nhắn, vượt ra ngoài ranh giới tệp đính kèm. Các chính sách có thể kiểm tra các nhãn phân loại và nội dung nhạy cảm trong tiêu đề, phần đầu tin nhắn, nội dung chính và các tệp đính kèm được hỗ trợ trước khi tin nhắn vượt qua ranh giới miền hoặc ranh giới tin cậy. Do đó, các tổ chức có thể xác định thông tin cá nhân, thông tin chịu quy định, thông tin được kiểm soát hoặc thông tin được phân loại trong bối cảnh cụ thể và áp dụng các quy tắc xử lý cho từng thành phần của tin nhắn. Khi chính sách và khả năng hỗ trợ tệp cho phép, MetaDefender Email Gateway Security có thể che giấu dữ liệu nhạy cảm và gửi nội dung đã được xử lý, loại bỏ thành phần không tuân thủ trong khi vẫn cho phép phần còn lại của tin nhắn tiếp tục được gửi, hoặc chặn và cách ly việc truyền tải khi rủi ro không thể được giải quyết một cách an toàn. Mô hình hành động khắc phục này giúp bảo toàn các giao tiếp hợp pháp đồng thời duy trì quyền kiểm soát đối với dữ liệu rời khỏi tổ chức.
Các tệp đính kèm được mã hóa cũng có thể được đưa vào quy trình kiểm tra thay vì bị chặn tự động hoặc được cho qua dưới dạng ngoại lệ. Tùy thuộc vào cách triển khai và cấu hình chính sách, cổng kết nối có thể sử dụng mật khẩu có trong nội dung email hoặc được cung cấp thông qua quy trình làm việc có kiểm soát dành cho người nhận, sau đó chuyển nội dung đã được giải mã đến Proactive DLP và các lớp bảo mật xung quanh. Điều này giúp lấp đầy lỗ hổng trong quy trình kiểm tra mà các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc các tệp mã hóa lồng nhau có thể gây ra.
Mỗi quyết định cũng cần phải có cơ sở hợp lý. MetaDefender Email Gateway Security có thể ghi lại kết quả kiểm tra ở cấp độ tin nhắn và thành phần, bao gồm tệp đính kèm, quy tắc và lớp bảo mật liên quan, đồng thời chuyển tiếp các sự kiện đến hệ thống SIEM của tổ chức thông qua các định dạng ghi nhật ký tiêu chuẩn. Việc triển khai tại chỗ cho phép các môi trường có hạn chế giữ nội dung nhạy cảm trong chính hạ tầng của mình đồng thời duy trì hồ sơ thực thi có thể kiểm toán được.
DLP là một phần của kiến trúc tổng thể lấy phòng ngừa làm ưu tiên hàng đầu. Chức năng chống lừa đảo thời gian thực đánh giá các tin nhắn sử dụng kỹ thuật thao túng tâm lý và các liên kết có khả năng chứa mã độc. Công nghệ Metascan™ Multiscanning phân tích các tệp tin bằng hơn 30 công cụ chống phần mềm độc hại. Công nghệ Deep CDR™ chủ động loại bỏ nội dung hoạt động có khả năng gây hại khỏi các tệp tin được hỗ trợ. Trí tuệ nhân tạo dự đoán Alin AI cung cấp các kết luận dựa trên học máy trước khi thực thi, trong khi công nghệ Aether™MetaDefender phân tích hành vi đáng ngờ của tệp tin. Mỗi lớp bảo vệ giải quyết một rủi ro cụ thể; khi kết hợp với nhau, chúng giúp bảo vệ kênh email khỏi nội dung độc hại xâm nhập vào tổ chức và ngăn chặn dữ liệu nhạy cảm bị rò rỉ ra ngoài.
Bảo vệ dữ liệu mà không làm gián đoạn quy trình làm việc
Giá trị của giải pháp “ proactive DLP ” thể hiện ở khả năng tổ chức có thể quản lý thông tin nhạy cảm một cách nhất quán mà không làm gián đoạn hoạt động trao đổi tệp tin hợp pháp mà nhân viên, đối tác và các quy trình tuân thủ quy định đều phụ thuộc vào.
Bằng cách kiểm tra vượt ra ngoài nội dung văn bản hiển thị, thực thi chính sách trước khi phân phối và khắc phục các yếu tố nhạy cảm khi cần thiết, các tổ chức có thể giảm thiểu các điểm mù, hạn chế việc rà soát thủ công và tạo ra bằng chứng rõ ràng hơn cho thấy các biện pháp kiểm soát đã hoạt động đúng như dự định. Mô hình này cũng có thể bảo vệ thông tin đăng nhập đám mây và các thông tin bí mật thuộc phạm vi “ API ”, quản lý dữ liệu thanh toán và danh tính, đồng thời áp dụng các biện pháp xử lý chuyên biệt đối với nội dung y tế chịu sự quản lý. Các khả năng này hỗ trợ các chương trình bảo vệ quyền riêng tư, bảo mật và tuân thủ, nhưng không thể thay thế cho việc quản trị quyền truy cập, giáo dục người dùng hay ứng phó sự cố.
Bắt đầu sử dụng Proactive DLP để Email Security
Một khi thông tin nhạy cảm lọt vào tay người nhận không được phép, việc phòng ngừa đã trở thành việc ứng phó. Điểm kiểm soát hiệu quả nhất là trước khi thông điệp rời khỏi cổng kết nối. Với các chính sách phù hợp, mọi khóa ẩn, số An sinh Xã hội và số thẻ trong bản đề xuất đó sẽ được che đi, xóa bỏ hoặc chặn lại trước khi dữ liệu bị rò rỉ.
Hãy tìm hiểu cách MetaDefender Email Gateway Security có thể giúp tổ chức của bạn kiểm tra, quản lý và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm trong các email đến và đi.
Để tìm hiểu sâu hơn về tính năng phát hiện dựa trên nội dung, khắc phục chi tiết và các biện pháp kiểm soát dữ liệu nhạy cảm nâng cao, hãy tải xuống hướng dẫn “OPSWAT ” (Proactive DLP ) tại đây.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Proactive DLP dành cho email là gì?
Proactive DLP kiểm tra các thư điện tử và tệp đính kèm tại thời điểm truyền tải, phân loại nội dung nhạy cảm dựa trên ngữ cảnh và áp dụng các biện pháp xử lý theo chính sách trước khi thư đến đích không được phép.
Proactive DLP có thể phát hiện những loại dữ liệu nhạy cảm nào trong email?
Giải pháp này xác định thông tin nhận dạng cá nhân (PII), thông tin y tế cá nhân (PHI), dữ liệu thanh toán, thông tin đăng nhập, thông tin bí mật trên đám mây, tài liệu thuộc diện quản lý và các loại dữ liệu đặc thù của tổ chức trên hơn 125 định dạng tệp, bao gồm các tệp lưu trữ lồng nhau, các lớp nhúng, tệp PDF không thể tìm kiếm, hình ảnh và các vùng hình ảnh đã được cắt xén.
Hệ thống DLP cho email có nhất thiết phải chặn toàn bộ nội dung thư không?
Không. Khi chính sách và khả năng hỗ trợ tệp cho phép, MetaDefender Email Gateway Security có thể che giấu dữ liệu nhạy cảm và gửi nội dung đã được xử lý, loại bỏ thành phần không tuân thủ trong khi phần còn lại của tin nhắn vẫn được gửi tiếp, hoặc chặn và cách ly quá trình truyền tải.
DLP có thể kiểm tra các tệp đính kèm email đã được mã hóa không?
Tùy thuộc vào cách triển khai và cấu hình chính sách, cổng kết nối có thể sử dụng mật khẩu có trong nội dung email hoặc được cung cấp thông qua quy trình xử lý người nhận được kiểm soát, sau đó gửi nội dung đã được giải mã đến Proactive DLP.
Sản phẩm bảo mật email nào của OPSWAT có tích hợp tính năng DLP?
MetaDefender Email Gateway Security hiện là giải pháp bảo mật email duy nhất củ OPSWAT có tính năng DLP.
